Како да одредим у ком временском период треба да чувам документа која настају у мом пословању?

Општи принцип је да се временски период чувања документације одређује од стране самог ствараоца архивске грађе, у складу са уобичајеним временом чувања те врсте докумената, важности документа за пословање твог бизниса и другим факторима који одређују објективни временски период у коме ће тај документ бити релевантан за пословање.

Ипак, у неким случајевима и сам закон прописује временски период чувања одређене документације. Ти рокови су обично прописани у посебним законима који регулишу различите аспекте пословања, због чега је важно да пре припреме листе категорија направиш списак документације која настаје у твом пословању, како би могао да идентификујеш да ли је за конкретну документацију већ прописан рок чувања.

На пример, следећа документација која настаје у пословању већине привредних субјеката се чува трајно:

• Документација која настаје у вези са оснивањем твог бизниса и променама које су предмет регистрације пред Агенцијом за привредне регистре или настаје у раду органа друштва, и то:
• оснивачки акт;
• решење о регистрацији оснивања друштва;
• општи акти друштва;
• записници са седница скупштине и одлуке скупштине;
• акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела друштва;
• документа која доказују својину и друга имовинска права друштва;
• записници са седница надзорног одбора, ако је управљање друштвом дводомно;
• уговоре закључене од стране директора, чланова надзорног одбора ако предузеће има двоструки систем менаџмента и чланова друштва, или повезаних лица у оквиру значења овог акта, са друштвом.
• Евиденција о запосленима и евиденцији о њиховој заради;
• Евиденција о корисницима права инвалидског осигурања;
• Евиденција о радњама обраде личних података.

С друге стране, законом могу бити прописани рокови чувања документације и у краћем временском периоду (нпр. 5 година се чувају извештаји директора и надзорног одбора друштва, ако је управљање друштвом дводомно; евиденција о адресама директора и чланова надзорног одбора и евиденција о адресама чланова друштва. Такође, прописан је и рок за чување финансијских извештаја и рачуноводствених исправа, па се тако исплатне листе и аналитичке евиденције зарада чувају трајно, финансијски извештаји се чувају 20 година, дневник и главна књига година, а исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге 5 година).

Додатно, поменуту документацију која обухвата бележење различитих производних поступака, потребно је да чуваш, уз поштовање резултата система контроле квалитета.