Како се врши прикупљање и обрада података о личности запослених и осталих лица која си ангажовао?

Законом о раду изричито је прописано које податке уговор о раду мора да садржи, укључујући између осталог следеће личне податке: 1) лично име запосленог и 2) место пребивалишта, односно боравишта запосленог. То значи да је прикупљање таквих података ради закључења уговора о раду законито, али да коришћење истих података у друге сврхе (нпр. ради објављивања имена и презимена на веб страници компаније) захтева неки други правни основ (нпр. сагласност запосленог).

Додатно, Законом о евиденцијама у области рада изричито је прописано да евиденција о запосленим лицима садржи између осталог и личне податке као што су: 1) презиме и име; 2) матични број; 3) пол; 4) датум и место рођења (место, општина, република, држава); 5) пребивалиште и адресу стана; 6) податке о осигураним члановима породице и 7)  да ли је инвалид рада или уживалац пензије. Штавише, споменутим законом је дефинисано да се прикупљање, обрада и начин коришћења и заштите података из евиденција у области рада спроводи у складу са тим законом. Такође, дефинисано је да се подаци садржани у евиденцијама у области рада могу користити за спровођење статистичких истраживања, информисања и извршавања обавеза свих субјеката у процесу запошљавања, остваривања права по основу рада и социјалног осигурања, као и за потребе државних органа у вођењу економске и социјалне политике, што значи да се подаци од тачке 1 до 7 могу користити за наведене сврхе без пристанка лица на које се подаци односе јер постоји законски основ, док за остале сврхе (уколико је то потребно) морате тражити пристанак запосленог или други основ обраде. На крају, прописано је да се евиденција о запосленим лицима води трајно, што значи да споменуте податке не смете никада обрисати.

Израда анализе усклађености пословања са прописима о заштити података о личности (GAP analysis)

Ова анализа представља процес прикупљања информација о начину поступања одређеног пословања са подацима о личности и служи за утврђивање тренутног стања усклађености бизниса са обавезама у погледу руковања и чувања података о личности. С тим у вези, на основу анализе се долази до закључка које је све радње потребно предузети како би се испунили захтеви које прописује законодавни оквир. Кроз ову анализу, твој бизнис ће моћи да идентификује које податке о личности прикупља, на који начин, у ком својству (да ли се налази у функцији руковаоца или обрађивача, као у примеру на почетку), по ком основу, да ли их извози у иностранство, и најважније, које обавезе има по том основу. Другим речима, кроз ову анализу твој бизнис ће сазнати шта све мора да уради.

Резултат анализе треба да буде:

• утврђивање да ли се лични подаци прикупљају у складу са законом (зависно од тога који се лични подаци прикупљају и по ком основу);
• колико дуго могу да се чувају прикупљени подаци и које мере је потребно предузети у вези са чувањем тих података;
• који је законски третман података који се извозе у иностранство или чине доступним трећим лицима на неки други начин.

У циљу припреме анализе је најбоље ангажовати стручна лица у овој области, попут лица која су искусни менаџери, између осталог и ради едукације о обавезама које имаш као руковалац или обрађивач података, како би у каснијим фазама пословања могао самостално да испуњаваш све обавезе које имаш по овом основу. За разлику од уобичајеног мишљења да су ове услуге скупе и компликоване, оне временом постају све доступније. Цене свакако зависе од комплексности случаја, али је скупље прекршити неку од обавеза, и због казни али и због репутационог ризика и штете које такав прекршај за твој бизнис доноси.