На који начин треба да ускладим своје пословање са обавезама које прописује Закон?
| Корак | Радња | Опис |
|---|---|---|
| 1. | Обавештавање надлежног историјског архива о оснивању | Обавештење о оснивању потребно је доставити надлежном историјском архиву у року од 30 дана од дана оснивања. |
| 2. |
Припрема општих аката, одлуке о именовању одговорног лица за поступање са архивском грађом и остале документације која се предаје приликом регистрације при историјском архиву |
Општи акти представљају правилнике којима уређујеш:
Дакле, прописи заправо треба да дефинишу како ћете се бавити документарним материјалом који је настао у вашем пословању. *Предлажемо да у погледу потребне документација која се предаје приликом регистрације у надлежном историјском архиву провериш на сајту конкретног архива или се консултујеш телефонским путем са одговорним лицем у историјском архиву коју документацију треба да прикупиш, с обзиром на то да се тражена документација може разликовати зависно од тога о ком архиву је реч. |
| 3. | Припрема Листе категорија |
Листа категорија представља документ у којем одређујеш врсту документације која настаје у твом пословању (нпр. статусна документација, односно документација у вези са оснивањем и променама података друштва пред Агенцијом за привредне регистре; документи који настају у функционисању органа друштва – одлуке, скупштине, директора и општи акти; документација која настаје у вези са ангажовањем запослених и обавезним евиденцијама у области рада, документација која настаје обављањем основне делатности – уговори са купцима; рачуноводствена и пореска документација. Листа категорија је важна и из разлога јер се на основу рокова чувања документације прописаних у Листи категорија одређује како ће се поступити са одређеном врстом докумената – уколико је протекао рок за њихово чување они се уништавају, а уколико је прописано да се морају чувати трајно, у том случају имаш обавезу да их чуваш до предаје историјском архиву. |
| 4. | Подношење захтева за одобрење Листе категорија надлежном историјском архиву | Листа категорија се подноси на одобрење и приликом сваке промене Листе категорија. |
| 5. | Подношење архивске књиге надлежном историјском архиву |
Архивска књига се води целе године и у њу се уписују подаци за сваку врсту докумената која је наведена у Листи категорија, по хронолошком реду настанка. Препис архивске књиге се сваке године предаје до 30. априла за претходну годину. |
| 6. | Периодично обавештавање надлежног историјског архива о релевантним променама које су од значаја за архивску грађу и омогућавање овлашћеном лицу из надлежног историјског архива надзора над чувањем документарног материјала и архивске грађе | Обавеза обавештавања у овом случају постоји само уколико дође до промене неког од података у вези са друштвом (статусна промена, назив, адреса и престанак пословања) и у случају промене начина чувања документарног материјала. |
