Које су твоје обавезе у вези са архивирањем документације која настаје у твом пословању?

Потребно је да се упознаш и са регулативом која се односи на депоновање и чување документације у твом пословању.

Пре свега, потрудићемо се да ти приближимо шта заправо значи архивирање, односно које су твоје обавезе у вези са чувањем архивске грађе и друге документације према новом законском оквиру.

За почетак, неопходно је направити разлику између докумената који се сматрају архивским материјалом и на које важе посебна правила и други документарни материјал.

Документарни материјал је заправо она документација која настаје у току твог пословања. У пословању сваког привредног субјекта, независно од форме у којој је основан, настаје различита документација, која се односе како на различите административне поступке пред државним органима који се периодично воде у складу са законом, тако и на документацију која представља писани траг (било у папирном облику било у електронској форми) свакодневног пословања. Као пример може се навести документација у вези са ангажовањем запослених, евиденције у вези са запосленим лицима, уговори и друга документација која настаје у пословним односима са добављачима и корисницима производа и услуга.

Архивски материјал, с друге стране, представља документарни материјал, који је, због свог значаја, трајно очуван.

Према закону, сви привредни субјекти су означени као ствараоци документарног материјала. Ипак, обавезе стваралаца документарног материјала се разликују зависно од форме у којој је основан.

Предузетници имају једино обавезу чувања документарног материјала на уређен начин.

Уколико си своје пословање основао у форми друштва са ограниченом одговорношћу, у наставку можеш да нађеш најважније информације о твојим обавезама као ствараоца документарног материјала.

Обавезе у вези са чувањем документарног материјала подразумевају:

• чување архивског материјала и документарног материјала у одговарајућем простору;
• одређивање одговорног лица за заштиту архивске грађе и документарног материјала (може бити лице које је већ запослено код ствараоца, с обзиром да тренутно нису прописани посебни услови које ово лице треба да испуни);
• снимање, обележавање, класификовање, упознавање и архивирање архивског материјала и документарног материјала;
• доношење општих аката о поступању са архивском грађом и документарним материјалом;
• предавање архивске грађе надлежном историјском архиву;
• вођење архивске књиге у прописаној форми и достављање архивске књиге надлежном историјском архиву сваке године до 30. априла за претходну годину;
• прибављање мишљења надлежног историјског архива у случају промене услова чувања документарног материјала, било да је реч о променама у просторијама у којима се документарни материјал већ налази, било да је реч о промени седишта ствараоца;
• обавештавање надлежног историјског архива о промени листе категорија и достављање нове листе категорија на одобрење;
• уништавање документарног материјала чији је период задржавања истекао годину дана од истека рока;
• омогућавање овлашћеном лицу надлежног историјског архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним издвајањем из документарног материјала;
• поступање у складу са мерама и роковима које надлежни историјски архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала; као и
• обавештавање надлежног јавног архива о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка.