На који начин треба да ускладим своје пословање са обавезама које прописује Закон?

Припрема општих аката, одлуке о именовању одговорног лица за поступање са архивском грађом и остале документације која се предаје приликом регистрације при историјском архиву

Општи акти представљају правилнике којима уређујеш:

начин снимања, класификовања, архивирања и очувања архивског материјала и документарног материјала;

начин евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената.

Дакле, прописи заправо треба да дефинишу како ћете се бавити документарним материјалом који је настао у вашем пословању.

*Предлажемо да у погледу потребне документација која се предаје приликом регистрације у надлежном историјском архиву провериш на сајту конкретног архива или се консултујеш телефонским путем са одговорним лицем у историјском архиву коју документацију треба да прикупиш, с обзиром на то да се тражена документација може разликовати зависно од тога о ком архиву је реч.

Листа категорија представља документ у којем одређујеш врсту документације која настаје у твом пословању (нпр. статусна документација, односно документација у вези са оснивањем и променама података друштва пред Агенцијом за привредне регистре; документи који настају у функционисању органа друштва – одлуке, скупштине, директора и општи акти; документација која настаје у вези са ангажовањем запослених и обавезним евиденцијама у области рада,  документација која настаје обављањем основне делатности – уговори са купцима; рачуноводствена и пореска документација.

Листа категорија је важна и из разлога јер се на основу рокова чувања документације прописаних у листи категорија одређује како ће се поступити са одређеном врстом докумената – уколико је протекао рок за њихово чување они се уништавају, а уколико је прописано да се морају чувати трајно, у том случају имаш обавезу да их чуваш до предаје историјском архиву.

Архивска књига се чува током целе године и подаци за сваку врсту докумената се уносе у ње која је наведена у листи категорија, по хронолошком реду настанка.

Препис архивске књиге се сваке године предаје до 30. априла за претходну годину.