Напредна претрага

Уколико сте од пословних партнера примили рачун или отпремницу у папирном облику, таква исправа сматра се оригиналом. Њено превођење у електронски облик, по свом карактеру, може се изједначити са фотокопијом рачуноводствене исправе, коју Закон о рачуноводству прихвата као основ за књижење пословне промене, под условом да је на њој наведено место чувања оригиналне исправе и да је потврђена од стране одговорног лица који својим потписом или другом идентификационом ознаком потврђује њену веродостојност.

Предузетници и привредна друштва у свом раду састављају, закључују или примају различита документа која садрже податке о предузетим или обављеним активностима у обављању делатности. Закон о архивској грађи и архивској делатности прави разлику између:

- архивске грађе – документација која се трајно чува и која је тако означена или дефинисана у прописима и листама категорија архивске грађе; и,

- документарног материјала – документација која се не мора трајно чувати и која се може уништити по истеку рока чувања.

Овим законом прописана је обавеза привредних друштава да до 30. априла 2022. године месно надлежном архиву доставе:

1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;

2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања; и,

3) општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената.

Конкретне обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала утврђени су, осим Законом о архивској грађи и архивској делатности, и Правилником о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала. Правна лица и предузетници обезбеђују писарницу и архивски депо као одговарајући простор, а полице за смештај грађе и манипулантске столове као опрему за смештај и руковање архивском грађом која се чува у заштитним омотима (паковањима).

Ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, који су изворно настали у електронском облику, дужни су да спроводе процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем, који гарантују заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената. То подразумева електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување

Предузетници, по овом закону, нису у обавези да доносе нормативна акта, нити да их архиву достављају ради давања сагласности.

Иако нема посебне обавезе у погледу архивских прописа, предузетник има обавезу чувања документације по прописима којима се уређује њихово пословање. Ево неких примера:

За пружање услуга или промет робе на мало, предузетник је дужан да води Књигу евиденције промета. Дозвољено је да се евиденција води у папирном или у електронском облику, по опредељењу трговца, уз обавезу да уписивање података буде ажурно, уредно и тачно, на начин који не дозвољава брисање унетих података, по хронолошком реду.

Евиденција промета робе и документација на основу које су вршена евидентирања чува се на начин, на месту и у року у којем се чувају помоћне књиге у складу са прописима о рачуноводству, односно пет година од дана њиховог закључивања (истека календарске године на коју се односи нека активност).

По истеку периода чувања, предузетник може уништити ову пословну документацију, односно није обавезан да је предаје јавном архиву.

Употреба печата привредних друштава и предузетника је укинута изменом већег броја закона и подзаконских прописа током 2018. године, док је Законом о привредним друштвима прописано да се посебним прописима не може увести обавеза употребе печата у пословним писмима и другим документима. Приликом закључивања органи, организације и лица која врше јавна овлашћења, као и друга правна лица, не могу истицати примедбе у погледу некоришћења печата, нити се исте могу истицати као разлог за поништај, раскид, односно непуноважност закљученог правног посла, односно предузете правне радње, чак и у случају када је интерним актима друштва прописано да друштво има и користи печат у пословању. Дакле, употреба печата, или његово изостављање, не представља било какав посебан квалитет или недостатак документа привредног субјекта. Важно је да је документ аутентичан, односно да је састављен у раду предузетника или привредног друштва, од стране законског заступника или другог овлашћеног лица које предузима правне радње у њихово име.

Исто важи и за електронски документ, за који је битно да представља истинити документ од стране лица која је у њему назначена као особа која га је саставила или потписала.

Пуноважност, доказна снага и писана форма електронског документа не могу се оспоравати само зато што је у електронском облику. Законом о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању прописана је новчана казна од 5.000 до 100.000 динара за прекршај одговорног лица у државном органу, као и органу аутономне покрајине или јединице локалне самоуправе ако у поступку који спроводи у вршењу јавних овлашћења не призна пуноважност, односно оспори доказну снагу електронском документу сачињеном у складу са овим законом, само због тога што је достављен у таквом формату.

Можете. Постоје услуге које грађанима и привреди омогућавају да комуникацију са органима управе (државним органима, органима општине, града или покрајине, јавним предузећима, имаоцима јавних овлашћења и другима) обаве путем интернета, без физичког одласка у институцију (еУправа).

Постоје различити сервиси, услуге и административни поступци и процедуре који се обављају без физичког приступа.

Портал еУправа (euprava.gov.rs) представља јединствено електронско место преко којег се приступа најважнијим информацијама и услугама за грађане и привреду. На овој интернет страници могу се наћи и линкови ка другим услугама и електронским сервисима органа управе – за пријаву радно ангажованих лица, регистрацију предузетника и привредних друштава, подношење финансијских извештаја, извршавање пореских обавеза, извршавање обавеза у погледу јавних прихода локалне самоуправе, коришћење електронских платних услуга, електронско плаћање накнада и услуга и друге.

Електронска управа уводи електронску размену података и докумената, којима се укида потреба прибављања сувишне папирне документације и непотребног чекања за шалтером. Спровођење поступака у електронском облику елиминише потребу стварања и чувања документације у папирном облику, чија израда и архивирање коштају и захтевају простор за чување материјала код органа и странака. Процене су да је електронском подношењем финансијских извештаја привреда у Србији годишње уштедела 380.000 евра само на папиру и штампању!

Законом о привредним друштвима прописана је обавеза регистрације адресе за пријем електронске поште и обавеза регистрације као корисника услуга електронске управе, најкасније до 27.05.2023. године (истеком рока од 18 месеци од ступања на снагу измена закона). Ова обавеза извршава се регистрацијом на Порталу еУправа, односно Порталу за електронску идентификацију еИД.

Пријемом поште у електронском облику избегава се могућност губитка пошиљака, потребе за њиховим праћењем или сталним присуством ради пријема поште. Коришћењем портала еУправе могуће је примити, отворити и прочитати пошту са било ког места, што није случај код уобичајене поште која се испоручује на адресу седишта, огранка или пријављене адресе за пријем поште.

Законом је такође прописано да се достављање електронског документа привредном друштву или предузетнику врши у Јединствени електронски сандучић на порталу еУправа. Није потребно да се примљена пошта штампа или архивира, јер се она већ налази и чува на серверима повезаним са порталом еУправе.

Претходна регистрација на Порталу еУправа је неопходна и за коришћење система за електронско фактурисање еФактура. Oбaвeзу eлeктрoнскoг eвидeнтирaњa oбрaчунa пoрeзa нa дoдaту врeднoст у систeму eлeктрoнских фaктурa имa пoрeски дужник у склaду сa зaкoнoм кojим сe урeђуje пoрeз на дoдaту врeднoст, кojи je oбвeзник пoрeзa нa дoдaту врeднoст, у складу са Законом о електронском фактурисању.

За коришћење система еФактура није потребно поновно креирање налога, већ се може користити налог са еУправе и система двофакторску аутентикацију или аутентикацију квалификованим електронским сертификатом (опширније на адреси: https://eid.gov.rs). Демо (пробна) верзија система еФактура налази се на овом линку.

Сервиси еУправе, између осталих услуга, омогућавају:

- регистрацију предузетничке радње или једночланог и вишечланог друштва са ограниченом одговорношћу код Агенције за привредне регистре;

- комуникацију са Пореском управом – предају електронски потписаних образаца пореских пријава, праћење статуса послатих пријава, увид у стање на рачунима пореског обвезника и доделу/одузимање овлашћења за коришћење електронских сервиса;

- регистрацију делатности производње и промета хране у Централном регистру објеката код Министарства пољопривреде, шумарства и водопривреде;

- коришћење преко 60 електронских услуга у вези са регулативом лекова у хуманој и ветеринарској медицини и регулативи медицинских средстава;

- електронско продужење регистрације возила у власништву правног лица на овлашћеном техничком прегледу;

- коришћење система еТуриста за унос података о угоститељима, угоститељским објектима за смештај и евиденцију корисника услуге смештаја, са подношењем електронског захтева за категоризацију, поједностављену пријаву и одјаву домаћих и страних туриста, обрачун, плаћање и евиденцију уплаћених боравишних такси, уз смањен број административних процедура и олакшано пословање;

- приступ систему еИнспектор који омогућава привредних субјектима да изврше преглед свих надзора који су над њим спроведени, увид у статус својих предмета у сваком тренутку, укључујући изречене мере, као и плаћање изречених новчаних казни у оквиру прекршајних мера;

- издавање уверења за правна лица, да се против правног лица (не) води кривични поступак и истрага пред основним, вишим судовима и јавним тужилаштвима, посебним одељењима за организовани криминал, Одељењем за ратне злочине и посебним одељењима за сузбијање корупције, односно да правно лице (ни)је осуђивано за кривична дела пред основним и вишим судовима Републике Србије (укључујући и Посебно одељење за организовани криминал, Одељење за ратне злочине и посебна одељења виших судова за сузбијање корупције).

Агенција за привредне регистре омогућила је регистрацију предузетничке радње без физичког одласка у организациону јединицу Агенције и без одласка у банку, за шта је потребно да пунолетно физичко лице поседује:

- квалификовани електронски сертификат (електронски потпис) издат од сертификационог тела у Републици Србији;

- инсталиран читач електронских картица (електронских сертификата); и,

- Visa, MasterCard или DinaCard платне картице за плаћање накнада за регистрацију.

Решење о оснивању предузетничке радње, у форми електронског документа, потписано електронским потписом регистратора, добија се на унету имејл адресу или се може преузети из саме апликације након електронске регистрације.

Ниједна институције не сме да условљава спровођење одређене процедуре или поступка прилагањем решења о оснивању у папирној форми уместо решења у електронској форми.