Дигитализација пословања

Да. Рачуноводствена исправа представља писани документ или електронски запис о насталој пословној промени, која обухвата све податке потребне за књижење у пословним књигама тако да се из рачуноводствене исправе недвосмислено може сазнати основ, врста и садржај пословне промене. Овиме је обухваћена и исправа испостављена, односно примљена телекомуникационим путем, као и исправа испостављена, односно примљена путем сервиса за електронску размену података (Electronic data Interchange – ЕDI).

За рачун или отпремницу је довољно да садрже идентификациону ознаку (име и презиме, односно шифру или други текстуални податак) особе која потврђује рачунску тачност и веродостојност исправе. Прописи о рачуноводству не захтевају посебне услове у погледу форме документа, докле год она садржи све релевантне податке о пословној промени.

Уколико сте од пословних партнера примили рачун или отпремницу у папирном облику, таква исправа сматра се оригиналом. Њено превођење у електронски облик, по свом карактеру, може се изједначити са фотокопијом рачуноводствене исправе, коју Закон о рачуноводству прихвата као основ за књижење пословне промене, под условом да је на њој наведено место чувања оригиналне исправе и да је потврђена од стране одговорног лица који својим потписом или другом идентификационом ознаком потврђује њену веродостојност.

Да. Осим свих физичких погодности у погледу састављања, чувања и руковања електронском документацијом насупрот „папирологије“, овакво опредељење је подржано и пословном праксом и законским признавањем употребе електронских докумената у највећем броју привредних активности.

Електронски документ је изједначен са папирним на основу новог Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању. Њему се не могу оспорити пуноважност, ни доказна снага, само зато што је у електронском облику.

Само су неки правни послови, за које је посебним законом уређено да не могу бити у електронској форми или да се сачињавају у одговарајућем поступку пред јавним бележником, изузети од могућности закључења у форми електронског документа.

Можете. Уговор се сматра закљученим постизањем сагласности уговорних страна о битним елементима – врсти и квалитету робе или услуге, цени или накнаде, роковима за извршење међусобних обавеза, у зависности од природе конкретног посла. У највећем броју случајева, уговор постоји већ од тренутка када је једна страна прихватила понуду друге стране, односно када су усаглашени сви важни детаљи посла, односно већ од тренутка када су усмено потврђене ове информације.

У привредном пословању, правило је да привредни субјекти саставе писани уговор или, на пример, да размене електронску пошту.

Сваки електронски документ који доказује да је постигнута сагласност између уговорних страна, јесте исправа која потврђује да је одређени уговор закључен и створен правни однос између привредних субјеката.

Није потребно чувати сву документацију у папиру. Постоји разлика између:

- документације која је настала у папирном облику и за коју постоји обавеза чувања у одређеном року и,

- документације која је настала у електронском облику и за коју не постоји обавеза њеног штампања и чувања у папирном облику.

Пример прве групе докумената су евиденције у области рада, попут евиденције запослених лица и евиденција о зарадама које се чувају трајно. Могу се водити у папирном или електронском облику, према избору послодавца, сагласно Закону о евиденцијама у области рада.

С друге стране, поједина пословна документација настаје искључиво у електронском облику, попут финансијских извештаја. Финансијски извештаји, потписани квалификованим електронским потписом законског заступника, уносе се у посебан информациони систем Агенције за привредне регистре и достављају се искључиво у електронском облику, у складу са Законом о рачуноводству. Списак обвезника који су доставили финансијске извештаје и прописану документацију у папирном облику, супротно Закону о рачуноводству, објављује се на интернет страници Агенције за привредне регистре.

Поједина документација, правни послови и изјаве не могу се сачинити у електронском облику, што је у прописима изричито наглашено. Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању и Закон о јавном бележништву прописују које исправе тако настају и производе правно дејство уколико су закључени у прописаној форми.

Предузетници и привредна друштва у свом раду састављају, закључују или примају различита документа која садрже податке о предузетим или обављеним активностима у обављању делатности. Закон о архивској грађи и архивској делатности прави разлику између:

- архивске грађе – документација која се трајно чува и која је тако означена или дефинисана у прописима и листама категорија архивске грађе; и,

- документарног материјала – документација која се не мора трајно чувати и која се може уништити по истеку рока чувања.

Овим законом прописана је обавеза привредних друштава да до 30. априла 2022. године месно надлежном архиву доставе:

1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;

2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања; и,

3) општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената.

Конкретне обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала утврђени су, осим Законом о архивској грађи и архивској делатности, и Правилником о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала. Правна лица и предузетници обезбеђују писарницу и архивски депо као одговарајући простор, а полице за смештај грађе и манипулантске столове као опрему за смештај и руковање архивском грађом која се чува у заштитним омотима (паковањима).

Ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, који су изворно настали у електронском облику, дужни су да спроводе процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем, који гарантују заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената. То подразумева електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување

Предузетници, по овом закону, нису у обавези да доносе нормативна акта, нити да их архиву достављају ради давања сагласности.

Иако нема посебне обавезе у погледу архивских прописа, предузетник има обавезу чувања документације по прописима којима се уређује њихово пословање. Ево неких примера:

За пружање услуга или промет робе на мало, предузетник је дужан да води Књигу евиденције промета. Дозвољено је да се евиденција води у папирном или у електронском облику, по опредељењу трговца, уз обавезу да уписивање података буде ажурно, уредно и тачно, на начин који не дозвољава брисање унетих података, по хронолошком реду.

Евиденција промета робе и документација на основу које су вршена евидентирања чува се на начин, на месту и у року у којем се чувају помоћне књиге у складу са прописима о рачуноводству, односно пет година од дана њиховог закључивања (истека календарске године на коју се односи нека активност).

По истеку периода чувања, предузетник може уништити ову пословну документацију, односно није обавезан да је предаје јавном архиву.

Употреба печата привредних друштава и предузетника је укинута изменом већег броја закона и подзаконских прописа током 2018. године, док је Законом о привредним друштвима прописано да се посебним прописима не може увести обавеза употребе печата у пословним писмима и другим документима. Приликом закључивања органи, организације и лица која врше јавна овлашћења, као и друга правна лица, не могу истицати примедбе у погледу некоришћења печата, нити се исте могу истицати као разлог за поништај, раскид, односно непуноважност закљученог правног посла, односно предузете правне радње, чак и у случају када је интерним актима друштва прописано да друштво има и користи печат у пословању. Дакле, употреба печата, или његово изостављање, не представља било какав посебан квалитет или недостатак документа привредног субјекта. Важно је да је документ аутентичан, односно да је састављен у раду предузетника или привредног друштва, од стране законског заступника или другог овлашћеног лица које предузима правне радње у њихово име.

Исто важи и за електронски документ, за који је битно да представља истинити документ од стране лица која је у њему назначена као особа која га је саставила или потписала.

Пуноважност, доказна снага и писана форма електронског документа не могу се оспоравати само зато што је у електронском облику. Законом о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању прописана је новчана казна од 5.000 до 100.000 динара за прекршај одговорног лица у државном органу, као и органу аутономне покрајине или јединице локалне самоуправе ако у поступку који спроводи у вршењу јавних овлашћења не призна пуноважност, односно оспори доказну снагу електронском документу сачињеном у складу са овим законом, само због тога што је достављен у таквом формату.