На који начин архивирам и чувам документацију?

Предузетници и привредна друштва у свом раду састављају, закључују или примају различита документа која садрже податке о предузетим или обављеним активностима у обављању делатности. Закон о архивској грађи и архивској делатности прави разлику између:

- архивске грађе – документација која се трајно чува и која је тако означена или дефинисана у прописима и листама категорија архивске грађе; и,

- документарног материјала – документација која се не мора трајно чувати и која се може уништити по истеку рока чувања.

Овим законом прописана је обавеза привредних друштава да до 30. априла 2022. године месно надлежном архиву доставе:

1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;

2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања; и,

3) општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената.

Конкретне обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала утврђени су, осим Законом о архивској грађи и архивској делатности, и Правилником о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала. Правна лица и предузетници обезбеђују писарницу и архивски депо као одговарајући простор, а полице за смештај грађе и манипулантске столове као опрему за смештај и руковање архивском грађом која се чува у заштитним омотима (паковањима).

Ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала, који су изворно настали у електронском облику, дужни су да спроводе процедуре и поступке везане за управљање документима, као и да користи информациони систем, који гарантују заштиту, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост електронских докумената. То подразумева електронско архивирање у софтверском решењу – информационом систему за поуздано електронско чување

Предузетници, по овом закону, нису у обавези да доносе нормативна акта, нити да их архиву достављају ради давања сагласности.